Herr Hirch, der Begriff “Expeditor” wirkt auf manche Ohren exotisch. Mögen Sie kurz erläutern, was ein Expeditor macht?
Expeditors identifizieren kritische Phasen in Lieferketten und verkürzen sie optimalerweise. Diese Störungen verantworten nicht nur Zulieferer. Hemmnisse in Herstellungsprozessen, sogenannte Blocking Points, können auch durch unklare Briefings der Produktionsfirma oder durch fehlende Informationen des Auftraggebenden entstehen. Expeditors blicken über die reine Lieferkette hinaus.
Sie suchen zunächst die schwächste Stelle im großen Ganzen?
Richtig, haben wir den stärksten Showstopper gefunden und eliminiert, kümmern wir uns um den nächstgrößeren. Oft beginnen Lieferkettenprobleme mit einer lückenhaften Entwicklungsleistung. Daraus resultieren unvollständige oder nicht eindeutige Anforderungsdokumente.
Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten gehören konkret zu Ihrem Job?
Meine Klientel erwartet, dass ich mögliche Engpässe in Lieferketten erkennen und benennen kann. Dafür analysiere ich aktuelle Beschaffungsprozesse und gleiche sie mit dem Idealzustand ab. Ich überprüfe, ob die Produzierenden ihre Zusagen gegenüber den Auftraggebenden einhalten können. Wurde beispielsweise eine benötigte Komponente noch nicht fertig entwickelt, verhandle ich direkt mit dem Konstruktionsteam. Wo hakt es bei euch, was braucht ihr? Oft reicht eine einfache Erinnerung zur Reaktivierung von Zuliefernden.
Mit welchen Gesprächspartner*innen haben Sie überwiegend zu tun?
Die Stakeholder in Lieferketten sind breit gestreut. Dazu gehören Mitarbeitende in der Entwicklung und im Einkauf meiner Klientel ebenso wie verschiedene Ansprechpersonen in Zulieferfirmen. Zudem werden die Auftraggebenden einbezogen.
Sind Ihre Leistungen an bestimmte Branchen gebunden?
Expeditors arbeiten in nahezu allen produzierenden Branchen. Ich habe Unternehmen aus Kerntechnik, Windenergie, Automotive und anderen Wirtschaftszweigen beraten. Letztlich geht es in meinem Job nicht um Produkte, sondern um Prozesse.
Welcher fachliche Background und was für ein Skillset machen Expeditors aus?
Alle Expeditors haben ihren eigenen fachlichen Hintergrund. Doch sie eint eine interdisziplinäre Perspektive. Ich habe Wirtschaftsingenieurwesen studiert. Das ist ein kombinierter Studiengang aus Betriebswirtschaft und – in meinem Fall – Maschinenbau. Ich spreche mit Entwickelnden über komplexe Produktionsprozesse und gleichermaßen mit Verantwortlichen im Produktmanagement über effiziente Logistik.
Daher zählt zum Skillset von Expeditors insbesondere die Kommunikationsstärke. Nur wer eloquent, prägnant und beharrlich verhandelt, kann Anforderungen bei Prozessbeteiligten durchsetzen. Ich muss Probleme wie Lösungen anschaulich dokumentieren und präsentieren können. Auch Organisationstalent und strukturiertes Arbeiten gehören zu den essenziellen Fähigkeiten.
Das klingt nach Führungsqualitäten und Teamfähigkeit gleichermaßen.
Ich muss alle Akteure verstehen, auch wenn nicht jede Befindlichkeit berücksichtigt werden kann. Letztlich setze ich Prioritäten und verkaufe sie allen Beteiligten – in der jeweils richtigen Sprache.
Sie arbeiten als selbständiger Berater – mit welchen Problemen und Erwartungshaltungen tritt Ihre Klientel am häufigsten an Sie heran?
Solange Prozesse wie geplant und störungsfrei laufen, ist der Einsatz von Expeditors nicht erforderlich. Sie sind erst gefragt, wenn es brennt. Das heißt: Material ist nicht verfügbar, Lieferungen verspäten sich oder Liefertermine sollen generell verkürzt werden.
Auch bei fehlenden Projektinformationen seitens der Auftraggebenden können externe Fachleute helfen. Etwa wenn Spezifikationen für bestellte Bauteile nicht geliefert wurden.
Inwiefern werden die Anforderungen stetig anspruchsvoller?
Immer kürzere Produktzyklen machen die Lieferketten anfälliger. Wurde früher ein Automodell sieben Jahre lang gebaut, vergehen heute bis zum ersten Facelifting maximal zwei. War eingangs ein iPhone-Modell zwei Jahre lang en vogue, ist es heute gefühlt nach einem halben Jahr Geschichte.
Damit steigt die Taktung von Produktionsprozessen und der Materialbeschaffung. Die Entwicklung von Komponenten, die Herstellung der Werkzeuge und deren Programmierung kommen diesen Anforderungen kaum hinterher. Darunter kann die Qualität von Produkten leiden. Genau das sollen Expeditors verhindern.
Was gehört zu Ihren größten Herausforderungen?
Ich muss Mitarbeitende und externe Projektbeteiligte meiner Klientel auf das Wesentliche fokussieren, ohne dass ich disziplinarisch führen darf. In einem Projekt bin ich nur Gast und soll trotzdem alle Erwartungen erfüllen. Das funktioniert nur mit Kommunikationsgeschick – und manchmal gehören Streicheln und Bauchpinseln dazu.
Mein ehemaliger Chef sah sich “als Torwart, der immer in Bereitschaft steht und jeden Ball halten muss”. Er hatte recht. Doch wir müssen auch Tore schießen. Proaktiv handeln.
In welchem Projekt sind Sie aktuell tätig?
Momentan betreue ich ein Projekt im Bereich elektronischer Bauteile für optische Geräte. Ich beschaffe das Material für die Komponenten. Die Hürde ist, dass diese Produkte mit Terminbindung verkauft wurden, bevor sie fertig entwickelt waren. Das ist ein hohes Risiko.
Konnten Sie die Lieferketten termingerecht umstellen?
Ja, wir haben wichtige Meilensteine meines Klienten gegenüber seinen Auftraggebenden erreicht. Doch viele neue Aufgaben kamen hinzu, die anfangs nicht ersichtlich waren. Aus den geplanten vier Monaten wurden mittlerweile 16, weil wir gemeinsam noch tiefer in das Projekt eingedrungen sind.
Betrachten wir die aktuelle Situation. Die Corona-Krise führte zu diversen Versorgungsproblemen. Welche Schieflagen hätten Expeditors rechtzeitig erkennen können?
Vermutlich keine. Niemand kann solche Krisen und deren Konsequenzen konkret vorhersehen. Corona war für alle die erste Pandemie. Rückblickend hätten Abhängigkeiten von anderen Ländern entdeckt werden können, beispielsweise bei der Maskenbeschaffung.
Im Rahmen eines Qualitätsmanagements könnte ich bestimmte Prozesse in Unternehmen präventiv auf ihre Wirksamkeit überprüfen und gegebenenfalls optimieren. Das gehört nicht ins Expediting. Allerdings hilft die Expeditor-Brille bei der systematischen Aufbereitung künftiger Herausforderungen.
Inwieweit verursachen gestörte Lieferketten erhebliche Qualitätsdefizite?
Eine Störung bedingt häufig viele andere. Beim Ausfall eines Zulieferers müssen möglichst schnell neue Anbietende gefunden und ausprobiert werden. Nicht selten verursacht das Kompromisse in der Qualität des Endprodukts.
Zudem kann nicht beschaffbares Material zur Umstellung von Produktionsanlagen und -prozessen führen. Das kostet Zeit und Geld – beides ist meist nicht einkalkuliert.
Dann kam der Krieg in der Ukraine und damit verbundene Engpässe in der globalen Energie- und Lebensmittelversorgung. Warum ist Ihre Tätigkeit gerade jetzt für Unternehmen besonders wichtig?
Insbesondere wenn es um Energie geht, betrifft ein überraschender Ausfall sämtliche Wirtschaftszweige und die Bevölkerung gleichermaßen. Ähnliches erleben wir beim Weizen. Veränderte oder gestörte Lieferstrukturen führen schon jetzt zu verhängnisvollen Versorgungslücken bei vielen Rohstoffen und Vorprodukten.
Daher müssen Unternehmen – idealerweise mit einem unabhängigen Blick aufs Ganze – die unterbrochenen Lieferketten wiederherstellen oder alternative Anbietende finden. Das ist die klassische Aufgabe von Expeditors. Durch die aktuelle Lage bekomme ich sehr viele Anfragen.
Wie schätzen Sie den zukünftigen Bedarf an Expeditors ein?
Besonders der Bedarf an externen Fachleuten steigt enorm. Nach meiner Erfahrung können viele gestörte Prozesse von internen Mitarbeitenden nicht so rasch entdeckt oder behoben werden. Scheuklappen, Tellerrand, “das erledigt sich von selbst” – man kann es nennen, wie man will. Wenn interne Prozesse straucheln, kann oft nur externer Rat helfen.
Herr Hirch, ein potenzieller Klient bittet Sie um Tipps aus Ihrer Perspektive als Expeditor. Welche drei präventiven Maßnahmen machen eine Lieferkette sattelfest?
- Definieren Sie eindeutige Einkaufs- und Entwicklungsprozesse. Und passen Sie diese immer wieder der Zeit an.
- Entwickeln Sie ein Produkt fertig, bevor Sie es verkaufen.
- Verlassen Sie sich nicht auf nur eine Zulieferfirma. Bauen Sie ein smartes Lieferantenmanagement auf.
